Lista de asistencia al entrenamiento de fútbol — plantilla gratis en Excel y PDF

La plantilla para descargar

Abajo hay dos archivos: una hoja de Excel que calcula sola el porcentaje de asistencia y esa misma tabla en PDF para imprimir. Sin formulario, sin suscripción y sin correo electrónico. La plantilla está pensada para un equipo de base real: 18 filas de jugadores y 10 columnas para un mes de sesiones.

Qué tiene que contener una buena lista de asistencia

Una lista de asistencia tiene una sola función: dentro de tres meses debe responder a la pregunta «cuántas sesiones se ha perdido este jugador y por qué». Todo lo que no sirva a eso solo ocupa sitio en la hoja y tiempo en el campo.

La decisión más importante es el juego de códigos. La plantilla usa cinco: P (presente), T (tarde, cuenta como presencia), F (falta sin avisar), J (ausencia justificada, avisada antes) y L (lesión). La lesión tiene que ir separada del resto, porque un jugador que vuelve de una lesión tiene un porcentaje bajo por un motivo que no tiene nada que ver con las ganas; y si «no vino» significa a la vez lesión, viaje familiar y desgana, al cabo de un mes esa columna no significa nada.

Un ejemplo con números: alevines, 18 jugadores, septiembre

Un equipo alevín: 18 jugadores en plantilla, entrenamientos martes y jueves a las 17:30, partido de liga el sábado. Septiembre trae nueve sesiones, es decir 162 casillas por rellenar. Al cabo de un mes el reparto es el que suele darse en casi cualquier grupo de base: doce jugadores por encima del 85 por ciento, cuatro entre el 60 y el 85 por ciento y dos por debajo de la mitad.

Lo importante es lo que la media esconde. La media del grupo es del 81 por ciento y suena perfectamente bien. Pero esos dos por debajo del 50 por ciento no son ruido estadístico: son dos familias que se van a marchar del club si nadie las llama. La media los tapa; una lista con nombres, no.

• Jacobo: 9 de 9. No requiere ninguna medida, pero merece la pena decírselo una vez en voz alta.
• Félix: 7 de 9, dos veces «T». Viene desde el otro extremo de la ciudad; esa conversación va de la hora de convocatoria, no de disciplina.
• Óliver: 4 de 9, tres de ellas «F» sin ningún aviso. Esa es la llamada que hay que hacer esta semana.
• Antonio: 3 de 9, todas las ausencias marcadas con «L». Vuelve de un esguince de tobillo: su 33 por ciento no significa lo mismo que el 33 por ciento de Óliver.

Cómo llevar la lista de asistencia durante la semana

Las listas de asistencia no se rompen porque estén mal hechas, sino porque nadie tiene un momento fijo para rellenarlas. Una semana cabe en cinco gestos y unos tres minutos.

Cómo calcular la asistencia para que los números signifiquen algo

La asistencia son las sesiones a las que se acude divididas entre las sesiones celebradas, y toda la dificultad está en el denominador. A un jugador que se incorpora a mitad de mes, dividir entre las nueve sesiones le hunde el dato y estropea la comparación con el resto del grupo. En la plantilla el denominador es el número de fechas escritas en la cabecera, así que una columna vacía se queda fuera del cálculo; y con un jugador nuevo basta con empezar a contar desde el mes en que realmente empezó. Los ceros artificiales bajan la media del grupo y no explican nada.

Umbrales que funcionan en categorías de base: por encima del 85 por ciento es un jugador por el que no hay que preocuparse, entre el 70 y el 85 por ciento son altibajos normales del curso escolar, por debajo del 70 por ciento es una señal para hablar, y por debajo del 50 por ciento suele haber una decisión ya tomada en casa que sencillamente aún no se ha comunicado.

Cuándo una hoja de cálculo deja de bastar

Para un equipo llevado por una sola persona, una hoja de cálculo funciona de maravilla. Hagamos la cuenta de un club que crece: 18 jugadores por dos sesiones a la semana por 40 semanas de temporada son 1.440 casillas en un único archivo. Con cuatro equipos son casi seis mil casillas repartidas en cuatro archivos que alguien tiene que unificar para responder a una pregunta sencilla sobre la asistencia de una categoría.

El segundo límite no son los números, sino el acceso. Una familia nunca va a ver la hoja que está en tu ordenador, así que cada dato sobre una ausencia lo reescribes a mano en el chat. Un entrenador que cubre una sesión por ti no tiene dónde apuntar la asistencia. Y cuando un entrenador deja el club, el historial de asistencia de su grupo se va con él, porque vivía en su archivo.

Aquí es donde una aplicación de asistencia a entrenamientos se gana su sitio: la asistencia va unida a un evento del calendario y no a un archivo. Las confirmaciones llegan solas, el entrenador marca la asistencia real en una pantalla al terminar la sesión y el porcentaje se resume por jugador y por equipo. El alcance lo detalla la página de lista de asistencia de jugadores, y el paso a paso lo recorre la instrucción cómo registrar la asistencia de jugadores.

Dar el salto no exige abandonar la hoja de un día para otro. Lo más simple es importar la plantilla desde Excel, llevar un mes las dos cosas en paralelo y cerrar el archivo solo cuando compruebes que no pierdes nada.

La lista de asistencia y los datos personales

Una lista de asistencia contiene datos personales de jugadores que en su mayoría son menores. En lugar de entrar en interpretaciones de la normativa, es más sencillo atenerse a tres reglas que además salen del sentido común.

• Recoge solo lo que de verdad usas. Nombre, apellidos, año de nacimiento y estado de asistencia bastan; un número de documento en una lista de asistencia no sirve absolutamente para nada.
• Anota los motivos de ausencia en general. «Enfermedad» es información organizativa; el nombre de un diagnóstico ya es un dato de salud que no necesitas conservar.
• Guarda el archivo donde lo controle el club, no solo tú. Una hoja en el disco privado de un entrenador desaparece con el entrenador, y el club se queda sin la documentación de la que responde formalmente.