Foglio presenze per l'allenamento di calcio — modello gratuito Excel e PDF

Il modello da scaricare

Qui sotto ci sono due file: un foglio Excel che calcola da solo la percentuale di presenze e la stessa tabella in PDF da stampare. Nessun modulo, nessuna iscrizione, nessun indirizzo email. Il modello è tagliato su una squadra giovanile vera: 18 righe per i giocatori e 10 colonne per un mese di sedute.

Cosa deve contenere un buon foglio presenze

Un foglio presenze ha un solo compito: fra tre mesi deve rispondere alla domanda «quante sedute ha saltato questo giocatore, e perché». Tutto ciò che non serve a questo occupa soltanto spazio sul foglio e tempo a bordo campo.

La decisione più importante è la serie di sigle. Il modello ne usa cinque: P (presente), R (in ritardo, conta come presenza), A (assente senza avviso), G (assenza giustificata, comunicata prima) e I (infortunio). L'infortunio va tenuto separato dal resto, perché un giocatore che rientra da un problema fisico ha una percentuale bassa per un motivo che non c'entra nulla con la voglia; e se «non c'era» significa insieme infortunio, viaggio di famiglia e poca voglia, dopo un mese quella colonna non significa più niente.

Un esempio con i numeri: Under 12, 18 giocatori, settembre

Immagina una squadra Under 12 con 18 giocatori, allenamenti il martedì e il giovedì alle 17:30 e una partita di campionato il sabato. Supponiamo che nel mese si svolgano nove sedute: 162 caselle da compilare. In questo esempio, dodici giocatori superano l’85 per cento di presenze, quattro sono fra il 60 e l’85 per cento e due sotto la metà.

La media del gruppo può nascondere la situazione dei singoli giocatori. Supponiamo qui una media dell’81 per cento, mentre due giocatori partecipano a meno della metà delle sedute. Verifica i motivi con le famiglie. La percentuale da sola non spiega se le assenze dipendono da un infortunio, difficoltà negli spostamenti o altri impegni.

• Giacomo: 9 su 9. Non richiede alcun intervento, ma vale la pena dirglielo una volta ad alta voce.
• Filippo: 7 su 9, due volte «R». Arriva dall'altra parte della città: quella conversazione riguarda l'orario del ritrovo, non la disciplina.
• Oliviero: 4 su 9, di cui tre «A» senza alcun avviso. È quella la telefonata da fare questa settimana.
• Antonio: 3 su 9, tutte le assenze segnate con «I». Sta rientrando da una distorsione alla caviglia: il suo 33 per cento non significa quello che significa il 33 per cento di Oliviero.

Come tenere il foglio presenze durante la settimana

I fogli presenze non si rompono perché sono costruiti male, ma perché nessuno ha un momento fisso per compilarli. I cinque passaggi seguenti aiutano a mantenere il registro aggiornato durante la settimana.

Come calcolare le presenze perché i numeri vogliano dire qualcosa

La percentuale di presenze è il rapporto fra sedute frequentate e sedute svolte nel periodo considerato. Nel modello Excel, il denominatore è il numero di date nell’intestazione, comune a tutte le righe dei giocatori. Le colonne vuote non contano. Per un giocatore arrivato a metà mese, usa una copia separata con le date dal suo arrivo oppure calcola la percentuale a parte. Le sedute precedenti non sono sue assenze.

Le soglie percentuali possono aiutare a decidere quali registri controllare per primi, ma ogni club deve definirle per il proprio gruppo. Una percentuale bassa invita a verificare il contesto e parlare con la famiglia; non dimostra una perdita di interesse. Controlla il periodo, la data di arrivo e la completezza delle registrazioni prima di confrontare i giocatori.

Quando il foglio di calcolo smette di bastare

Per una squadra seguita da una sola persona il foglio di calcolo funziona benissimo. Facciamo il conto di un club che cresce: 18 giocatori per due sedute a settimana per 40 settimane di stagione fanno 1.440 caselle in un unico file. Con quattro squadre sono quasi seimila caselle divise in quattro file che qualcuno deve unire per rispondere a una domanda semplice sulle presenze di un'annata.

Il secondo limite non sono i numeri, è l'accesso. Un genitore non vedrà mai il foglio che sta sul tuo computer, quindi ogni informazione su un'assenza la riscrivi a mano in chat. Un allenatore che copre una seduta al posto tuo non ha dove segnare le presenze. E quando un allenatore lascia il club, lo storico delle presenze del suo gruppo se ne va con lui, perché stava nel suo file.

È qui che una app per le presenze agli allenamenti si guadagna il posto: la presenza è legata a un evento del calendario e non a un file. Le conferme arrivano da sole, l'allenatore segna la presenza reale su una sola schermata a fine seduta e la percentuale si riepiloga per giocatore e per squadra. La pagina della lista presenze dei giocatori mostra il perimetro della funzione, mentre l'istruzione come registrare le presenze dei giocatori ne ripercorre i passaggi.

Passare non significa abbandonare il foglio da un giorno all'altro. La strada più semplice è importare la rosa da Excel, tenere un mese entrambe le cose in parallelo e chiudere il file solo quando vedi che non stai perdendo nulla.

Foglio presenze e dati personali

Un foglio presenze contiene dati personali di giocatori in gran parte minorenni. Invece di entrare nell'interpretazione delle norme, è più semplice attenersi a tre regole che discendono comunque dal buon senso.

• Raccogli solo ciò che usi davvero. Nome, cognome, anno di nascita e stato della presenza bastano: un numero di documento su un foglio presenze non serve assolutamente a niente.
• Annota i motivi delle assenze in modo generico. «Malattia» è un'informazione organizzativa; il nome di una diagnosi è già un dato sanitario che non hai bisogno di conservare.
• Tieni il file dove lo controlla il club, non soltanto tu. Un foglio sul disco privato di un allenatore sparisce insieme all'allenatore, e il club resta senza la documentazione di cui risponde formalmente.