Foglio presenze per l'allenamento di calcio — modello gratuito Excel e PDF

Il modello da scaricare

Qui sotto ci sono due file: un foglio Excel che calcola da solo la percentuale di presenze e la stessa tabella in PDF da stampare. Nessun modulo, nessuna iscrizione, nessun indirizzo email. Il modello è tagliato su una squadra giovanile vera: 18 righe per i giocatori e 10 colonne per un mese di sedute.

Cosa deve contenere un buon foglio presenze

Un foglio presenze ha un solo compito: fra tre mesi deve rispondere alla domanda «quante sedute ha saltato questo giocatore, e perché». Tutto ciò che non serve a questo occupa soltanto spazio sul foglio e tempo a bordo campo.

La decisione più importante è la serie di sigle. Il modello ne usa cinque: P (presente), R (in ritardo, conta come presenza), A (assente senza avviso), G (assenza giustificata, comunicata prima) e I (infortunio). L'infortunio va tenuto separato dal resto, perché un giocatore che rientra da un problema fisico ha una percentuale bassa per un motivo che non c'entra nulla con la voglia; e se «non c'era» significa insieme infortunio, viaggio di famiglia e poca voglia, dopo un mese quella colonna non significa più niente.

Un esempio con i numeri: Under 12, 18 giocatori, settembre

Una Under 12: 18 giocatori in rosa, allenamenti il martedì e il giovedì alle 17:30, partita di campionato il sabato. Settembre porta nove sedute, cioè 162 caselle da riempire. Dopo un mese la distribuzione è quella che si vede in quasi tutti i gruppi giovanili: dodici giocatori sopra l'85 per cento, quattro fra il 60 e l'85 per cento, due sotto la metà.

Ciò che conta davvero è quello che la media nasconde. La media del gruppo è dell'81 per cento e suona più che accettabile. Ma quei due sotto il 50 per cento non sono rumore statistico: sono due famiglie che lasceranno il club se nessuno le chiama. La media li copre, un elenco con i nomi no.

• Giacomo: 9 su 9. Non richiede alcun intervento, ma vale la pena dirglielo una volta ad alta voce.
• Filippo: 7 su 9, due volte «R». Arriva dall'altra parte della città: quella conversazione riguarda l'orario del ritrovo, non la disciplina.
• Oliviero: 4 su 9, di cui tre «A» senza alcun avviso. È quella la telefonata da fare questa settimana.
• Antonio: 3 su 9, tutte le assenze segnate con «I». Sta rientrando da una distorsione alla caviglia: il suo 33 per cento non significa quello che significa il 33 per cento di Oliviero.

Come tenere il foglio presenze durante la settimana

I fogli presenze non si rompono perché sono costruiti male, ma perché nessuno ha un momento fisso per compilarli. Una settimana sta in cinque gesti e circa tre minuti.

Come calcolare le presenze perché i numeri vogliano dire qualcosa

La percentuale di presenze è il rapporto fra sedute frequentate e sedute svolte, e tutta la difficoltà sta nel denominatore. Per un giocatore arrivato a metà mese, dividere per tutte e nove le sedute abbassa il dato e rovina il confronto con il resto del gruppo. Nel modello il denominatore è il numero di date scritte nell'intestazione, quindi una colonna vuota resta fuori dal calcolo; e per un giocatore nuovo basta iniziare a contare dal mese in cui ha davvero cominciato. Gli zeri artificiali tirano giù la media del gruppo e non spiegano nulla.

Soglie che reggono nei gruppi giovanili: sopra l'85 per cento è un giocatore di cui non devi preoccuparti, fra il 70 e l'85 per cento sono normali oscillazioni scolastiche, sotto il 70 per cento è un segnale per parlarne, e sotto il 50 per cento di solito c'è una decisione già presa in casa che semplicemente non è ancora stata comunicata.

Quando il foglio di calcolo smette di bastare

Per una squadra seguita da una sola persona il foglio di calcolo funziona benissimo. Facciamo il conto di un club che cresce: 18 giocatori per due sedute a settimana per 40 settimane di stagione fanno 1.440 caselle in un unico file. Con quattro squadre sono quasi seimila caselle divise in quattro file che qualcuno deve unire per rispondere a una domanda semplice sulle presenze di un'annata.

Il secondo limite non sono i numeri, è l'accesso. Un genitore non vedrà mai il foglio che sta sul tuo computer, quindi ogni informazione su un'assenza la riscrivi a mano in chat. Un allenatore che copre una seduta al posto tuo non ha dove segnare le presenze. E quando un allenatore lascia il club, lo storico delle presenze del suo gruppo se ne va con lui, perché stava nel suo file.

È qui che una app per le presenze agli allenamenti si guadagna il posto: la presenza è legata a un evento del calendario e non a un file. Le conferme arrivano da sole, l'allenatore segna la presenza reale su una sola schermata a fine seduta e la percentuale si riepiloga per giocatore e per squadra. La pagina della lista presenze dei giocatori mostra il perimetro della funzione, mentre l'istruzione come registrare le presenze dei giocatori ne ripercorre i passaggi.

Passare non significa abbandonare il foglio da un giorno all'altro. La strada più semplice è importare la rosa da Excel, tenere un mese entrambe le cose in parallelo e chiudere il file solo quando vedi che non stai perdendo nulla.

Foglio presenze e dati personali

Un foglio presenze contiene dati personali di giocatori in gran parte minorenni. Invece di entrare nell'interpretazione delle norme, è più semplice attenersi a tre regole che discendono comunque dal buon senso.

• Raccogli solo ciò che usi davvero. Nome, cognome, anno di nascita e stato della presenza bastano: un numero di documento su un foglio presenze non serve assolutamente a niente.
• Annota i motivi delle assenze in modo generico. «Malattia» è un'informazione organizzativa; il nome di una diagnosi è già un dato sanitario che non hai bisogno di conservare.
• Tieni il file dove lo controlla il club, non soltanto tu. Un foglio sul disco privato di un allenatore sparisce insieme all'allenatore, e il club resta senza la documentazione di cui risponde formalmente.