Lista obecności na treningu piłkarskim — darmowy wzór Excel i PDF

Wzór listy obecności do pobrania

Niżej są dwa pliki: arkusz Excela, który sam liczy frekwencję, i ta sama tabela w PDF-ie do wydrukowania. Bez formularza, bez zapisu na newsletter, bez podawania adresu e-mail. Wzór jest skrojony pod realną drużynę młodzieżową — 18 wierszy na zawodników i 10 kolumn na treningi w miesiącu.

Co musi zawierać dobra lista obecności

Lista obecności ma jedno zadanie: po trzech miesiącach odpowiedzieć na pytanie „ile treningów opuścił ten zawodnik i dlaczego”. Wszystko, co tego nie robi, zabiera tylko miejsce na kartce i czas przy boisku.

Najważniejsza decyzja to zestaw statusów. We wzorze jest ich pięć: O (obecny), S (spóźniony, liczy się jako obecność), N (nieobecny bez informacji), U (nieobecność zgłoszona wcześniej) i K (kontuzja). Kontuzja musi być oddzielona od reszty, bo zawodnik po urazie ma niską frekwencję z powodu, który nie ma nic wspólnego z chęciami — a jeśli „nie było” znaczy jednocześnie uraz, wyjazd i brak ochoty, to po miesiącu ta kolumna nie znaczy nic.

Przykład: U12 Zieloni, 18 zawodników, wrzesień

U12 Zieloni: 18 zawodników w kadrze, treningi we wtorki i czwartki o 17:30, mecz ligowy w sobotę. We wrześniu wypada dziewięć treningów, czyli 162 pola do wypełnienia. Po miesiącu rozkład wygląda tak, jak wygląda w większości grup młodzieżowych: dwunastu zawodników powyżej 85 procent frekwencji, czterech między 60 a 85 procent, dwóch poniżej połowy.

Najważniejsze jest to, czego nie widać w średniej. Średnia grupy to 81 procent i brzmi całkiem dobrze. Ale ci dwaj poniżej 50 procent to nie szum statystyczny — to dwie rodziny, które za chwilę odejdą z klubu, jeśli nikt do nich nie zadzwoni. Średnia ich zasłania, lista imienna nie.

• Jakub: 9 na 9 obecności. Nie wymaga żadnego działania, ale warto mu to raz powiedzieć na głos.
• Filip: 7 na 9, w tym dwa razy „S”. Dojeżdża z drugiego końca miasta — rozmowa dotyczy godziny zbiórki, nie dyscypliny.
• Oliwier: 4 na 9, w tym trzy „N” bez żadnej informacji. To jest ten jeden telefon, który trzeba wykonać w tym tygodniu.
• Antoni: 3 na 9, wszystkie nieobecności oznaczone „K”. Wraca po skręconej kostce — jego 33 procent nie znaczy tego samego co 33 procent Oliwiera.

Jak prowadzić listę obecności w ciągu tygodnia

Lista obecności rozsypuje się nie dlatego, że jest źle zbudowana, tylko dlatego, że nikt nie ma stałego momentu na jej wypełnienie. Tydzień U12 Zielonych mieści się w pięciu czynnościach i jakichś trzech minutach.

Jak liczyć frekwencję, żeby liczby coś znaczyły

Frekwencja to obecności podzielone przez liczbę treningów, ale cała trudność siedzi w mianowniku. Zawodnikowi, który dołączył w połowie miesiąca, dzielenie przez wszystkie dziewięć treningów zaniża wynik i psuje porównanie z resztą grupy. We wzorze mianownikiem jest liczba dat wpisanych w nagłówku, więc pusta kolumna nie wchodzi do rachunku — a dla nowego zawodnika po prostu zacznij liczyć od miesiąca, w którym zaczął. Sztuczne zera zaniżają średnią grupy i niczego nie tłumaczą.

Progi, które sprawdzają się w grupach młodzieżowych: powyżej 85 procent to zawodnik, o którego nie musisz się martwić, 70–85 procent to normalne wahania szkolne, poniżej 70 procent to sygnał do rozmowy, a poniżej 50 procent zwykle oznacza decyzję, która zapadła już w domu i tylko nikt jej jeszcze nie zakomunikował.

Kiedy arkusz przestaje wystarczać

Arkusz świetnie działa dla jednej drużyny prowadzonej przez jedną osobę. Policzmy, co dzieje się, gdy klub rośnie: 18 zawodników razy dwa treningi tygodniowo razy 40 tygodni sezonu to 1440 pól w jednym pliku. Przy czterech drużynach jest to prawie sześć tysięcy pól w czterech plikach, które ktoś musi scalić, żeby odpowiedzieć na proste pytanie o frekwencję rocznika.

Drugi próg to nie liczby, tylko dostęp. Rodzic nie zobaczy arkusza na Twoim dysku, więc każdą informację o nieobecności przepisujesz ręcznie na czat. Trener, który poprowadzi zajęcia za Ciebie, nie ma gdzie wpisać obecności. A kiedy trener odchodzi z klubu, razem z nim znika historia frekwencji jego grupy, bo była w jego pliku.

W tym miejscu sens ma aplikacja do obecności na treningach, w której obecność jest powiązana z wydarzeniem w kalendarzu, a nie z plikiem. Deklaracje rodziców spływają same, trener oznacza realną obecność jednym ekranem po zajęciach, a frekwencja podsumowuje się przy zawodniku i przy drużynie. Zakres samej funkcji pokazuje strona listy obecności zawodników, a przebieg krok po kroku opisuje instrukcja jak sprawdzić obecność zawodników.

Przejście nie wymaga porzucania arkusza z dnia na dzień. Najprostsza droga to zaimportować skład z Excela, poprowadzić jeden miesiąc równolegle w obu miejscach i zamknąć plik dopiero wtedy, gdy zobaczysz, że nic z niego nie tracisz.

Lista obecności a dane osobowe

Lista obecności zawiera dane osobowe zawodników, w większości małoletnich. Zamiast wchodzić w interpretacje przepisów, prościej trzymać się trzech zasad, które i tak wynikają ze zdrowego rozsądku.

• Zbieraj tylko to, czego naprawdę używasz. Imię, nazwisko, rocznik i status obecności wystarczą — numer PESEL na liście obecności nie jest potrzebny do niczego.
• Powody nieobecności notuj ogólnie. „Choroba” to informacja organizacyjna, nazwa jednostki chorobowej to już dane o zdrowiu, których nie musisz przechowywać.
• Trzymaj plik tam, gdzie kontroluje go klub, a nie wyłącznie Ty. Arkusz na prywatnym dysku trenera znika razem z trenerem, a klub zostaje bez dokumentacji, za którą formalnie odpowiada.