Pourquoi la communication avec les parents devient chaotique
Une académie avec plusieurs groupes compte de nombreux parents et encore plus de canaux : groupes de discussion, SMS, conversations au bord du terrain. Une note importante sur un changement d'horaire se perd facilement entre les photos et les questions.
Le problème n'est pas que les parents écrivent. Le problème, c'est l'absence d'un endroit dédié aux arrangements officiels.
Fixez des règles de communication simples
- Séparez les arrangements (dates, convocations, changements) des bavardages.
- Désignez un canal pour les messages officiels du club et de l'équipe.
- N'envoyez les informations qu'aux personnes concernées.
- Assurez-vous que chaque information importante a une échéance claire et des détails concrets.
Quoi communiquer sur quel canal
Toutes les informations n'ont pas la même importance. Il vaut mieux décider à l'avance ce qui part comme message officiel et ce qui peut rester dans la conversation informelle.
Comment TrainTeam aide
Dans TrainTeam, vous envoyez des messages et des annonces à une équipe, aux parents ou aux seuls convoqués. Les informations sont rattachées à l'équipe et aux événements, elles ne se mélangent donc pas aux bavardages. Le parent dispose d'un endroit avec les informations sur son enfant.
Bonne pratique
Si une information demande une réaction (par ex. confirmer la présence), envoyez-la comme une demande avec notification, pas comme un message de plus dans le groupe.
Récapitulatif
- Séparez les arrangements officiels des bavardages des parents.
- Envoyez les messages aux bonnes personnes, pas à tout le monde d'un coup.
- Donnez aux parents un endroit avec les informations sur leur enfant.