Quand un tableur ne suffit plus
- Plusieurs versions du fichier apparaissent et on ne sait plus laquelle est à jour.
- L'accès est pour tout le monde ou pour personne : aucun contrôle sur qui voit quoi.
- Présences et dates doivent être reliées à la main, sans notifications.
- Changer de responsable emporte la connaissance en même temps que le fichier.
Que déplacer en premier
Ne déplacez pas tout d'un coup. Commencez par les données les plus importantes et les plus utilisées.
Soignez l'accès par rôle
L'un des plus grands avantages d'une application par rapport à une feuille, c'est que chacun ne voit que ce qu'il doit voir. Un parent voit son enfant, un entraîneur son équipe, le coordinateur le club. Définissez les rôles dès le départ pour éviter d'envoyer tout le fichier par e-mail.
Conseil
Vous pouvez garder la feuille comme copie d'archive. L'important est qu'à partir du changement vous travailliez à un seul endroit, pas en parallèle sur un fichier et dans l'application.
À quoi cela ressemble dans TrainTeam
Dans TrainTeam, les joueurs et les parents sont des fiches, la participation s'additionne au fil des événements, et les dates sont dans le calendrier de l'équipe. L'accès dépend du rôle, et l'historique des événements reste dans le club, sans surveiller les versions du fichier.
Récapitulatif
- Passez à une application quand la feuille commence à se multiplier en versions.
- Déplacez les données par étapes : joueurs, parents, calendrier, présences en cours.
- Définissez les rôles dès le départ pour que chacun ne voie que ce qu'il doit voir.